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Dizem que o Dia da Produtividade celebra-se a 20 de Junho. Na verdade, este é um tema sobre o qual sempre gostei de me debruçar porque procurei sempre formas de ser mais produtiva no meu trabalho e, assim, rentabilizar melhor o meu dia.

Agora que estou a abraçar um novo desafio profissional, onde tenho mais tempo, é preciso saber geri-lo porque facilmente me distraio e perco um dia inteiro sem fazer aquilo que devia. É por isso que venho partilhar convosco algumas dicas importantes para sermos mais produtivos.

Criar uma lista de tarefas

Algo que estou a começar a fazer todos os dias é uma lista de tarefas. Esta to-do list está sempre ao meu lado na secretária, e é actualizada frequentemente. Antes de ir para casa, aponto tudo o que tenho de fazer no dia seguinte e, quando retomo o trabalho, começo o dia ao ir completando as tarefas mais urgentes da lista. Vou riscando as que vou completando e acrescentando as que vão surgindo.

Evitar as distracções

É muito fácil distrairmo-nos, especialmente se, como eu, trabalharem em frente a um computador. Estamos viciados nas redes sociais e nos emails e uma boa técnica é encerrar tudo quando temos que nos concentrar a 100% numa tarefa. Desliguem o email e as redes sociais durante os períodos de maior concentração para evitarem distracções.

Apostar no single-tasking

O multi-tasking está fora de moda. Já se percebeu que fazer muitas tarefas ao mesmo tempo só pode dar asneira. Afinal, se estão com a cabeça em 1000 lugares em simultâneo, não estamos verdadeiramente focados em nenhuma, certo? Certo. Tentem fazer uma tarefa de cada vez, atribuindo uma ordem de prioridade a cada uma delas. Quando acabarem uma, comecem outra. Mas fechem um capítulo antes de iniciarem outro.

Saber parar

Fazer pausas é fundamental para o nosso rendimento. Dou por mim embrulhada numa tarefa horas a fio e, às tantas, o meu cérebro já não está a funcionar. É preciso saber parar durante uns minutos e espairecer e, quando regressamos à tarefa, já temos um olhar crítico diferente e mais apurado. Por exemplo, os artigos para o blog que escrevo com antecedência são, normalmente, aqueles nos quais encontro menos erros. E porquê? Porque os escrevo, deixo-os repousar durante algumas horas e, quando os retomo para os reler, já consigo encontrar erros e reescreve-los de forma a que soe melhor. Estudos indicam que fazer pausas de 15 minutos a cada 90 minutos é uma boa ideia. Levantem-se, respirem ar fresco, espreguicem-se ou conversem com alguém. Afastem a cabeça da tarefa que estavam a fazer e, quando a retomarem, vão conseguir uma nova abordagem.

Não deixar para amanhã o que se pode fazer hoje

É tentador deixarmos para amanhã o que podemos fazer hoje, eu sei. E sei-o bem porque fui fazendo isso sempre que podia e acabava por acumular tanta coisa para fazer que, depois, ficava esgotada. Portanto, ganhemos a força que precisamos para não adiar tarefas. O acumular é muito pior, acreditem.

Estabelecer horários para ler emails

Tenho duas ou três contas de email sincronizadas no telemóvel, no tablet e no computador. Desde que ligo a internet logo pela manhã até que me deito, estou a receber emails e isso é algo que me distrai muito. Estou a aprender a desligar os emails durante os períodos de maior concentração, e reservo alguns minutos logo de manhã cedo para ler, novamente perto da hora do almoço e mais uma vez a meio da tarde. Assim, não me vou distraindo durante o dia com os vários emails que vou recebendo.

Trabalhar apenas no horário de trabalho

Um pouco relacionado com o tema anterior, é fácil reconhecermos que estamos ligados quase 24 horas por dia e sete dias por semana. Temos de nos disciplinar a pegar no trabalho apenas no nosso horário de trabalho, a menos que haja alguma emergência profissional, claro. Mas devemos evitar ligar o email enquanto tomamos o pequeno almoço, ao almoço ou ao jantar. Precisamos de nos desligar também e aproveitar a vida fora do trabalho, o que faz com que tenhamos um maior foco no horário de trabalho. No que diz respeito a isto, devemos ser mais fortes e deixar de ser workaholics. Já o fiz, durante alguns anos, e bem sei o estado lastimável em que fiquei porque não me conseguia desligar do trabalho, prejudicando relações e perdendo momentos importantes.